Как вести кадровый документооборот в обособленном подразделении ООО, находящемся в другом регионе?

Кадровое делопроизводство (документооборот) в организации, имеющей обособленные структурные подразделения (в независимости от применяемой системы налогообложения), может вестись двумя способами: Способ 1. Централизованный При таком способе ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации.

Эксперт делится важной информацией о в материале по ссылке. Способ 2. Децентрализованный Ведение кадровой документации осуществляется в обособленных подразделениях.

Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Кроме того, каждое обособленное подразделение должно быть снабжено печатью организации с указанием его порядкового номера или дополнительной надписью «Для кадровых документов».

Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в обособленных подразделениях. Заверять записи в трудовой книжке печатью обособленного подразделения допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п.

2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225). Читайте о больше информации в статье по ссылке. Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве).

Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве).

В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения. Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (, ).

Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах.

Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица ( Инструкции, утвержденной , Правил, утвержденных ). Из ответа «» Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 06.02.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана, эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

Обособленное структурное подразделение и кадровые документы

Вы здесь Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как поступить: мы открываем обособленное структурное подразделение в Подмосковье. Как мне поступить с кадровыми документами, нужно ли делать отдельное штатное расписание, кадровые приказы и договора как-то выделять?

Нужно ли мне где-то указать, что я являюсь менеджером по персоналу в этом подразделении?

Опишите, пожалуйста, всю процедуру.

Очень жду. Заранее благодарю. Ответ Ответ. В соответствии со статьей 55 Гражданского кодекса РФ обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства — является филиалом либо представительство. Филиалы и представительства организации не являются юридическими лицами и действуют на основании положения, утвержденного создавшим его юридическим лицом.

Как именно поступать с кадровыми документами и кто (головная организация или обособленное подразделение) их будет оформлять, зависит от того, какие полномочия переданы обособленному подразделению головной организацией.

Так, если положением о создании обособленного подразделения (филиала либо представительства) установлено, что они наделены правами набора — увольнения сотрудников и ведением кадровой документации, то всю кадровую документацию необходимо оформлять от лица и силами обособленного подразделения.

Имейте в виду, независимо от того на чьи плечи ляжет обязанность оформления кадровых документов, согласно п. 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Таким образом, в трудовой книжке необходимо указать наименование головной организации, поскольку филиал не признается юридическим лицом. О том, что Вы являетесь менеджером по персоналу в обособленном подразделении, должно быть указанно в вашем трудовом договоре (или должностной инструкции), а работодатель должен издать об этом приказ.

Рубрика: Ключевые слова: Опубликовано 2008-12-19 02:32 пользователем Hrreader

Приказ о создании обособленного подразделения

При этом печатный вариант на фирменном бланке будет намного выигрышнее, поскольку он изначально содержит в себе реквизиты организации, разборчивый текст, да и выглядит солиднее.

Приказ оформляется в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать неограниченное количество копий.

Приказ должен быть в обязательном порядке заверен директором предприятия или иным лицом, обладающим правом подписи подобных документов.

Кроме того, под ним должны поставить свои росписи лица, ответственные за его исполнение и те сотрудники, которые в нем упомянуты.

Их автографы будут свидетельствовать о том, что они ознакомлены и согласны с приказом. После составления и визирования документа, он должен содержаться совместно с другими распорядительными бумагами фирмы в отдельной папке, доступ к которой следует строго ограничить.

Могут ли документы работников головного офиса храниться в обособленном подразделении?

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п. Из ответа «» Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Читайте о еще больше по ссылке. Цель Централизованное управление (в головной организации) Децентрализованное управление (на местах) Соблюдать сроки оформления документов Затруднительно, потому что физически не всегда возможно передать оригинал документа на большое расстояние день в день даже при использовании экспресс-почты Возможно, потому что право подписи кадровых документов делегируется директору филиала или другому уполномоченному сотруднику Назначить штатных специалистов, ответственных за ведение кадровых документов Цель достигается всегда, поскольку в организации должны быть сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства Затруднительно, потому что в обособленном подразделении, как правило, немного сотрудников и выбрать среди них того, кто будет отвечать за документооборот, непросто Привлекать сотрудников к сверхурочной работе и работе в выходные дни Затруднительно, поскольку не всегда удается оперативно оформить необходимые документы и направить их в обособленное подразделение в срок Возможно, потому что в короткие сроки реально получить согласие работника на такой труд, а также быстро оформить для этого документы Выдавать личные документы сотрудника вовремя (трудовую книжку при увольнении, справки и др.) Затруднительно.

Как вести кадровую документации в филиале компании

Чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия в трудовом договоре или доверенности. В трудовом договоре эти полномочия можно отразить так:

Как провести кадровый аудит филиала Перед проведением аудита в филиале головная организация должна издать соответствующий приказ о проведении кадрового аудита, в котором необходимо указать точные наименование и адрес филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита.

Централизованное кадровое делопроизводство в компаниях со сложной структурой

Здесь создаются, обрабатываются и хранятся кадровые документы на всех работников компании, в том числе сотрудников обособленных подразделений.

В зависимости от численности работников организации за ведение кадрового учета могут отвечать:

1. специальное структурное подразделение: кадровая служба, отдел кадров, служба управления персоналом,
2. один из работников организации, которому поручены функции по ведению кадрового делопроизводства на условиях совместительства или совмещения профессий (должностей).
3. отдельный специалист (например, инспектор по кадрам), должность которого включена в штатное расписание;

Читайте также: Практический вопрос на тему кадрового делопроизводства В связи с открытием трех филиалов численность персонала компании значительно возросла.

Ведение кадровой документации в филиале (Гущина И.)

Полномочия Директора филиала по кадровым вопросам:3.3.1.

Директор филиала обеспечивает соблюдение работниками филиала правил внутреннего трудового распорядка, норм охраны труда.3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.4.

Права и обязанности Работодателя.<.>4.5. Работодатель имеет право проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.

Обособленные подразделения: особенности кадрового оформления

Если увольнения сотрудников требует закрытие обособленного подразделения, то соответствующая процедура проводится «по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации» (ст.

81 ТК РФ), изложенным в ст. 180 ТК РФ.

Автор: Задайте вопрос экспертам У вас есть вопрос? Задайте его эксперту и получите ответ в кадровом совете Зачастую не стыкуется не только с другими нормативными актами, но и противоречит сам себе.

Например, можно попасть в ситуацию, когда установить испытание при приеме на работу новому работнику можно, а уволить при неудовлетворительном результате — нет.

12 Июля 2023 в 16:18 Если потенциальному работнику сообщили, что его кандидатура не подошла, человеку интересно знать, почему ему отказали. И хотя обязанность объяснять эти причины установлена для работодателей на законодательном уровне, суды позволяют отвечать не каждому соискателю.

Как организовать кадровое делопроизводство в обособленном подразделении?

Об организации кадрового делопроизводства в организациях с обособленными подразделениями см.

подробно в п. 1 доп. материалов.

По вопросам: Как будут группироваться и нумероваться приказы по личному составу: в хронологическом порядке вместе с приказами ЦО или отдельно по обособленному подразделению? Ответ на данный вопрос будет зависеть от порядка учета кадрового делопроизводства в вашей организации (т.е. централизованный или децентрализованный учет).

Рассмотрим каждую из форм учета. Децентрализованная форма учета предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).