Срок хранения приказов о командировании

Срок хранения приказов на командировку

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы. В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку. Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

  • сроки хранения приказов на командировку;
  • особенности хранения приказов на командировку.

Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Начнем с того, что служебная командировка – это направление работника по распоряжению руководителя в поездку за пределы места постоянной работы на определенный срок для исполнения служебных поручений. Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д.

Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора.

Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин.

Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9. В тех случаях, когда в командировку едет несколько сотрудников сразу, можно применять форму №Т-9а. В приказе на командировку должны присутствовать следующие пункты:

  • дата и номер документа;
  • код формы по ОКУД;
  • код организации, ее название, название структурного подразделения;
  • табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
  • место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
  • срок и даты командировки;
  • цель и основание командировки;
  • источник финансирования расходов;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.

Читайте по теме в электронном журнале Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется.

Дело в том, что законодательство неоднозначно описывает требования к хранению документов в зависимости от длительности командировки, а также устанавливает разные сроки хранения документов по внутрироссийским и зарубежным командировкам. Например, в недавно отмененном

«Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

.

В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет. Приказ также предписывает хранить командировочные удостоверения при направлении в районы Крайнего Севера в течение 75 лет (несмотря на то, что командировочные удостоверения больше не являются обязательным документом).

В то же время ни ТК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749

«Об особенностях направления работников в служебные командировки»

никак не разделяют командировки на краткосрочные и длительные.

И хотя в некоторых других законодательных актах упоминаются предельные сроки командировок или зависимость выплаты суточных от их длительности, ни один из документов не устанавливает критерии отнесения командировок к длительным или краткосрочным.

Таким образом, в настоящее время законодательством однозначно не определен срок хранения приказов на командировку. Поскольку не существует единого мнения по срокам хранения приказов на командировку, на практике можно придерживаться следующей тактики.

Во-первых, следует издать локальный акт, закрепляющий критерии отнесения командировок к длительным. Это можно сделать, например, с помощью положения о командировках. Во-вторых, приказы по внутрироссийским командировкам следует хранить в течение минимум 5 лет.

Что касается зарубежных командировок, то можно не разделять их по длительности, а хранить всю документацию по ним в течение минимум 10 лет.

В-третьих, при направлении работников в командировку в районы Крайнего Севера следует хранить сопроводительную документацию в течение 75 лет.

Это связано с особенностями начисления трудового стажа трудящимся в условиях Крайнего Севера.

  • Положение о командировках (образец).doc
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец).doc
  • Положение о командировках (бланк).doc
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку (бланк).doc

Приказ о командировке срок хранения

Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.Следует обратить внимание, что в соответствии со ст.

166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см.

приложение).ПриложениеПоложение об особенностях направления работниковв служебные командировкиЛитература1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Приказ также предписывает хранить командировочные удостоверения при направлении в районы Крайнего Севера в течение 75 лет (несмотря на то, что командировочные удостоверения больше не являются обязательным документом).

В то же время ни ТК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 13.

Служебное задание на командировку срок хранения

Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Т-9а. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В приказе на командировку должны присутствовать следующие пункты: дата и номер документа; код формы по ОКУД; код организации, ее название, название структурного подразделения; табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника; место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация); срок и даты командировки; цель и основание командировки; источник финансирования расходов; подпись руководителя; подпись работника об ознакомлении с приказом.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4. Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Положение о защите персональных данных п.8 чт.1 ч.4 (премировании и материальном стимулировании) Положение об аттестации Положение о системе обучения , Приказы по основной деятельности Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания ст.

, , , ч.1 , п. 6, ч.1 ТК РФ 75 лет Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 75 лет Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 лет ч.3 75 лет Трудовые договора, соглашения к ним , , , ТК РФ 75 лет Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 15 лет Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст , , , , , , ТК РФ 5 лет Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда ст.

Классификатор приказов вам поможет

Содержание классификатора Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации.

При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2. При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.

Рекомендуем прочесть:  Арест по уголовному праву

Сроки хранения документов по командировкам

Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства. Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения).

Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя.

Как правильно оформить приказ на командировку в 2020 году

Никто не запрещает работнику и по собственной инициативе позаботиться о билетах до получения аванса.

В действующем законодательстве строгой регламентации этого процесса нет. Всё определяется стандартами делопроизводства конкретной компании, особенностями её организационной структуры и содержанием локального Положения о командировках или его аналога. В крупных компаниях обычно практикуется такая схема:

  • После этого подписанный первым лицом приказ передаётся в бухгалтерию, а та на его основании проводит по документам и выдаёт командированному аванс.
  • Приказ разрабатывает служба персонала.
  • Затем его утверждает руководитель.

Заниматься разработкой приказа может и бухгалтерия, а в малом бизнесе — порой и сам руководитель.

Главное условие — приказ должен быть подписан руководителем организации или замещающим его лицом.

Сроки хранения приказов по личному составу.

Правила учета и хранения кадровых документов

Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу. Далеко не все документы относятся к подобной категории.

Далее следует разобраться, что можно отнести к бумагам кратковременного хранения. Разумеется, какой-то учет приказов по личному составу в данной ситуации будет производиться. Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться.

Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности.

То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить: Приказы о предоставлении отпуска. Направления в недолгие командировки.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Это обуславливается тем, что данные документы являются основными доказательствами факта работы сотрудника в организации.

Кроме того, приказы на прием на работу (срок хранения не зависит от стажа работника) следует хранить в отдельном деле.

Читайте также: Хранение приказов по личному составу осуществляется в архиве организации. При этом организация архивного хранения данных личного состава подразумевает раздельную организацию дел. Так, приказы по личному составу по срокам хранения группируются в дела 75 лет и 5 лет хранения соответственно.

Отметим, что ни в коем случае нельзя группировать дело из документов разных сроков хранения. Также целесообразно обозначать дела индексом и буквенным обозначением.

Как правило буква ставится через дефис от самого индекса дела.