Документы о персональных данных в организации

Документы о персональных данных в организации

Самое важное о документах по защите персональных данных работников в организации: оформление комплекта и образцы

> > > > > >

Для успешного внедрения системы обеспечения конфиденциальности сведений в организации необходимы документы по защите персональных данных работников. Какая документация может использоваться в работе с персональными данными и какие документы должны быть в пакете?

Об этом вы узнаете в нашей статье.

. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 755-96-87 (Москва) Это быстро и бесплатно! Материалы из раздела Комментарии 0 Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.Добавить комментарий Получать новые комментарии по электронной почте.
Вы можете без комментирования.Оставить комментарий Новое в разделе

Подписка (E-mail) Обсуждения

  • Boris —

    1

  • Игорь —

    3

  • Лика Ушакова —

    1

  • Boris —

    1

  • Людмила —

    29

  • виктор —

    8

  • Ольга —

    13

  • Диана —

    22

  • Дмитрий —

    6

  • Людмила Михайловна —

    10

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: +7 (499) 755-96-87Москва Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: +7 (499) 755-96-87Москва © Copyright 2019 Новое в разделе

Какие документы по персональным данным должны быть в организации обязательно?

Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования. 8. Должностные инструкции работников.

Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Роструд в Письме от 09.08.2007 № 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.

Защита персональных данных: что надо знать бухгалтеру

Именно формальное выполнение этих мер в большинстве случаев и контролируют специалисты Роскомнадзора. Первое, что захотят увидеть проверяющие, — это приказ руководителя о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечении их защиты. Таким ответственным может быть как конкретное лицо (образец приказа можно скачать ), так и подразделение (образец приказа можно скачать ).

В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения. Далее потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных (образец приказа можно скачать ), которые реально используются в деятельности организации.

Что нужно знать работодателю о защите персональных данных?

Для обеспечения внешней защиты персональных данных работников работодатель должен принять следующие меры:

  1. установить особый порядок выдачи пропусков и удостоверений работников;
  2. использовать технические средства охраны;
  3. установить пропускной режим и особый порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;
  4. использовать программно-технический комплекс защиты информации на электронных носителях.

Мы уже говорили о том, что законодательство требует, чтобы обработка персональных данных осуществлялась с согласия работника.

Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

С 1 июля штрафы за нарушение закона о персональных данных увеличатся до 290 тысяч для всех, у кого есть сайт

Такие договора должны содержать перечень операций с ПДн, которые будут совершаться третьим лицом, цели обработки, обязанность третьего лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, требования к защите обрабатываемых персональных данных.

В случае возникновения спора, чтобы иметь возможность предоставить доказательства – целесообразно оформить такое согласие письменно. Если работник является недееспособным, письменное согласие на обработку его данных следует получить у его законного представителя.
  • Документы, подтверждающие Ваше право обработки персональных данных.

    Например, согласие субъекта ПДн, договор с субъектом ПДн, договор с оператором ПДн, покоторому Вы являетесь третьим лицом, которому оператор ПДн поручает обработку ПДн.

    • Журналы, обязательные к ведению в делопроизводстве, связанном с обработкой персональных данных:
    1. Журнал учета носителей информации информационной системы персональных данных,
    2. Журнал по учету мероприятий по контролю государственными и муниципальными органами.
    3. Журнал периодического тестирования средств защиты информации,
    4. Журнал инструктажа сотрудников по вопросам ИБ,
    5. Журнал учета применяемых технических средств защиты ИСПДн,
    6. Журнал учета обращений и запросов субъектов ПДн, их законных представителей и государственных контролирующих органов,
    7. Электронный журнал обращений пользователей информационной системы к ПДн,
    8. Журнал учета съемных и мобильных носителей информации,
    9. Журнал учета мероприятий по контролю соблюдения режима защиты персональных данных в информационных системах,
    10. Журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных,

    Политика оператора персональных данных

    Так, не все операторы должны исполнять обязанность по уведомлению уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных согласно ст.

    22 Закона № 152-ФЗ. Исключения, в частности, установлены для организаций, осуществляющих обработку персональных данных: обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством; полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если они не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта данных используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных; относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими объединением или организацией, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных; сделанных субъектом персональных данных общедоступными; включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных; необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях; включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка; обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных; обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

    Персональные данные: а вы готовы к проверке?

    В это понятие входят следующие действия: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, обезличивание, блокирование, уничтожение, использование, распространение и передача.

    Все эти операции в том или ином объеме выполняются в любой организации и на любом предприятии.

    Особое внимание необходимо уделить понятию передача персональных данных, так как на работодателя в связи с ним накладывается ряд ограничений2.

    Так, собственник не имеет права:

      сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также других случаев, предусмотренных законодательством РФ; сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; запрашивать информацию о состоянии здоровья, за исключением сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

    Работа с персональными данными

    Биометрические персональные данные — сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (фотографии, изображения радужки и папиллярных узоров пальцев).

    Оператор — […] юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

    Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

    Обработка персональных данных.

    Полезные документы

    Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (кон-фиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;• передача персональных данных работника осуществляется в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;• доступ к персональным данным работников разрешается лишь специально уполномоченным лицам.